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  • David Baer

Problem Solving Culture

People are already doing their best; the problems are with the system. Only management can change the system. - W. Edwards Deming



Once you eliminate your number one problem, number two gets a promotion - Gerald Weinberg



Beschreibung

Photo by Sebastian Herrmann on Unsplash

Eine Problem Solving Culture beschreibt im weitesten Sinne eine Kultur in einer Organisation, in der Problem angepackt und gelöst werden. In der Realität zeigt sich jedoch, dass eine Menge von Unternehmen existieren, in denen Probleme nicht richtig gelöst werden. Wenn in einem Team etwas entdeckt wird, das nicht funktioniert, ist es bedauerlicherweise häufig so, dass das Problem nicht richtig angegangen wird. Hierfür sind Leadership Fähigkeiten des Managements gefragt. Eine der Hauptaufgaben des Managements ist es, Teams bei der Lösung ihrer Probleme zu unterstützen. Entscheidend ist das vor allem an den Stellen, in denen das Teammitglied nicht spezialisiert ist. Das drumherum ist es, an dem das Management unterstützen muss.

An dieser Stelle sei das Agile Manifesto erwähnt, das sagt: “Individuals and interactions over processes and tools” - Individuen und Interaktionen stehen über Prozessen und Methoden.

Vorteile durch Problem Solving Culture

In einem Best Case Szenario einer Problem Solving Culture würde das Management eine proaktive Rolle mit der Befürwortung von Problemen und dem Angehen deren Lösungen spielen. Das Management würde es positiv auffassen, ein Problem lösen zu können und einen Impact zu machen. Probleme werden so eins nach dem anderen eliminiert und die Organisation kann sich schnell entwickeln.

Nachteile fehlender Problem Solving Culture

Häufig zeigt sich, dass Prozesse und Tools nicht behilflich, sondern sogar Behinderungen sind. Dies ist ein Grund dafür, dass in der Agilität die Zusammenarbeit höher gewichtet wird.

In vielen Unternehmen zeigt sich folgendes Muster: die Strukturen und Hierarchien sind so gewachsen, dass inbesondere das "Middle Management" wenig Spielraum hat, Probleme zu lösen. Das Management befindet sich häufig selbst in einer Art Korsett, das es für sie erschwert, Probleme anzugehen. Durch die Retrospektiven der Agilität kommen auch Probleme zum Vorschein, die nicht an einem Team selbst liegen, sondern im Aussen.

Ein Ansatz hierfür ist die Problem Solving Culture. Dadurch wird versucht, zumindest einen kleinen Schritt in Richtung Problemlösung zu gehen. Auch wenn Probleme nicht direkt und vollständig gelöst werden können, ist ein Schritt in die richtige Richtung schon mal ein Anfang.


Motivation hinter Problem Solving Culture

Das Motiv und die Motivation hinter einer Problem Solving Culture ist es, Fortschritte zu machen. Schritt für Schritt wird durch die Lösung von Problemen ein immer besseres Umfeld kreiert. Analog wie beim Ansatz des Trojanischen Pferdes hangeln wir uns von Problem zu Problem durch. Die Problem Solving Culture ist sozusagen dessen Erweiterung. Probleme werden nicht nur aufgedeckt, sondern im besten Fall gleich gelöst. Wenn man schnell sein möchte, müssen die Probleme schnell gelöst werden. Die Motivation sollte sein, schnell besser zu werden. Wenn die Probleme nicht angegangen werden, wird die Organisation nicht besser.

Ein guter Scrum Master wird um Erlaubnis bitten, Hindernisse für die Produktivität zu beseitigen, ein großartiger Scrum Master wird bereit sein, um Vergebung zu bitten.

Wenn es im Sinn der Sache ist, sollte also folgendes Credo angewandt werden: don’t ask for permission, ask for forgiveness. Es sollte also nicht in jedem Fall der offizielle Dienstweg gesucht werden und stattdessen Dinge, die sich positiv auswirken auch durchgesetzt werden. Dies soll kein genereller Freifahrtschein sein, alle Regeln zu verletzen, jedoch ein Anstoss, eine Abwägung zu machen und den beschriebenen Ansatz in Erwägung zu ziehen.

Für ein tieferes Verständnis empfehle ich an dieser Stelle das Buch Scrum Mastery: From Good to Great Servant Leadership von Geoff Watts.

Negative Beispiele fehlender Problem Solving Culture

In vielen Organisationen zeigt sich, dass Probleme kleingeredet und nicht angegangen werden. Obwohl man andere Resultate haben möchte, will man eigentlich wenig ändern. Klar ist: wer andere Resultate möchte, muss auch etwas ändern. Das Management ist hier gefragt. Viele Probleme liegen im System der Organisation, was Aufgabe des Managements ist, dies zu ändern. Wenn das Management beginnt, sich auf ihre Aufgabe zu fokussieren, dann können die mitarbeitenden Teams deutlich besser arbeiten.


Positive Beispiele

In einem Unternehmen versuchten Entwickler jahrelang, zu einem für ihre Tätigkeiten und Ansprüche (u.a. leistungsfähige Hardware) brauchbaren Laptop zu kommen, mit dem sie deutlich besser arbeiten können. Mit schnellerer Hardware, könnten sie schneller arbeiten und würden im Vergleich zu ihrer aktuellen Ausstattung Zeit gewinnen. In machen Umfeldern ist bei solchen Problemen jahrelang nichts passiert. In diesem Fall kam es zur Anschaffung der neuen Laptops, die sich dann umgehend gelohnt hat. Dafür wurde aber die Intervention eines Top-Managers benötigt, weil der eigentlich zuständige Manager seiner Aufgabe in diesem Sinne nicht nachkam.

In diesem Fall war das Problem nicht, dass das obere Management die Anschaffung verwehrt hätte, sondern die Kultur hat verhindert, dass man sich überhaupt getraut hat, das Problem anzugehen. Wenn die Problem Solving Culture nicht in der gesamten Organisation propagiert wird, bleiben die Probleme häufig irgendwo im middle Management hängen. Individuen stellen sich dann häufig die Frage: wir könnten so viel besser arbeiten, aber die Organisation unterstützt uns ja gar nicht. Wollen die wirklich, dass wir besser werden? Es führt so zu vielen Frustrationen, wenn diese Probleme nicht angegangen werden.

Im Gegensatz dazu zeigt dieses Positivbeispiel, wie schnell Veränderung passieren kann und in welchem Maße sie sich auswirken kann. Leadership by Example hat hierbei sehr gut funktioniert. Die richtige Kultur ist ein Beschleuniger für alle Verbesserungen im Unternehmen. Wenn die Mitarbeiter merken, es wird ihnen geholfen, entwickeln sie auch selbst eine “wir helfen uns”-Kultur.


Prinzipien

Ein zentrales Prinzip für die Problem Solving Culture ist Fokus. Ein Problem nach dem anderen anzugehen.

Eine sehr einflussreiche Persönlichkeit war in diesem Zusammenhang Gerald Weinberg, der das Zitat geprägt hat: “Once you eliminate your number one problem, number two gets a promotion”. Durch seine grossen Verdienste kann er zweifelsohne als Godfather of Agile bezeichnet werden. Er hat die Probleme bereits sehr früh erkannt und diese in seinen dutzenden Büchern beschrieben. Sein seit 1974 durchgeführter 6-Tages Kurs mit dem Titel “Problem Solving Leadership”, den ich ebenfalls besucht habe, war bis zu seinem Tod vor wenigen Jahren bahnbrechend.

Das oben erwähnte Zitat war dabei sinnbildlich für seinen Ansatz von Agile.