Beschreibung
Ob Sprint Review, Story Mapping oder Canvas – viele Methoden sind nur wertvoll, wenn wir
sie gemeinsam nutzen und Gespräche dabei führen. Es geht vielmehr um die Konversation, als um das Tool selbst. Das Sprint Review gibt uns eine Struktur, das Story Mapping ein Format und ein Canvas ein Framework. All das ist wichtig, aber das Wertvollste daran ist der Austausch, der dadurch gefördert wird.
Es ist keine gute Idee, eine User Story auf eine Karte zu schreiben und wortlos dem Entwickler zu übergeben. Agile Methoden sind nicht dazu gedacht, im stillen Kämmerchen angewandt zu werden. Im Gegenteil, sie sollen uns zwingen, aufeinander zuzugehen, miteinander zu sprechen, andere Perspektiven anzuhören und einzubeziehen. Ein Canvas ist beispielsweise eine tolle Art, um schnell wichtige Konzepte zu erfassen und zusammenzutragen. Wendet man ein Canvas ohne Austausch an, entfaltet es nur den Bruchteil seiner Wirkung.
Ist der gemeinsame Austausch die Lösung für alle Probleme? Ganz so einfach ist es leider nicht. Ohne unsere mündlichen Konversationen festzuhalten, wird das Gesagte und Beschlossene oft vergessen. Zudem können Missverständnisse auftauchen und es wird nur das gehört, was selbst gefällt. Die Dokumentation ist ein wichtiger Bestandteil von Entscheidungsprozessen. Richtig angewandt, helfen uns agile Methoden dabei, Gespräche zu strukturieren. Bleiben wir jedoch alleine bei schriftlichen Prozessen, verzichten wir auf das grosse Potential der Diskussion und bleiben hinter unseren Möglichkeiten.
Negative Beispiele
Wer sich nur auf schriftliche Dokumentationen, Spezifikationen oder Anforderungsanalysen verlässt, trifft oft nicht das richtige Level. Fehlen zum Beispiel in einer Anforderung bestimmte Angaben, gibt es keine Möglichkeit nachzufragen. Die Person muss selbst interpretieren, was meist zu falschen Ergebnissen führt. Ist die Anforderung hingegen zu detailliert, verhindert dies Flexibilität und Agilität in der Ausarbeitung. Zudem liest niemand gerne seitenlange Ausführungen. Schreibt nur eine Person an der Anforderung, kommt das Wissen und die Perspektive weiterer Personen zu kurz oder wird gar nicht einbezogen. Als Ergebnis sinken Teameffekte und Qualität.
Wer sich hingegen nur auf Gespräche verlässt, riskiert ein fehlendes gemeinsames Verständnis. Jeder hört gerne das, was er selbst für gut befindet. Sprechen zwei Parteien beispielsweise über eine Vision, scheint man sich oberflächlich einig zu sein. Beide behaupten «Wir sind synchron und gut abgestimmt». Versucht man die «gemeinsame» Vision in ein Dokument zu verpacken stellt sich erst heraus, wie verschiedenen die Perspektiven sind.
Motivation
Gut dokumentierte Gespräche helfen allen Beteiligten, in eine Richtung vorzustossen. Die Kombination aus Konversation und Dokumentation ist ein grosser Faktor für den Erfolg eines Vorhabens. Um sich sicher zu sein, dass man das Gleiche will, muss man darüber sprechen und es festhalten. Nur so lässt sich ein effektiver und reibungsloser Informationsaustausch sicherstellen. Gerade in einer komplexen Umgebung ist es wichtig, Informationen korrekt und so einfach wie möglich weiterzutragen.
Prinzipien
Agile Manifesto: “The most efficient and effective method of conveying information to and within a development team is face-to-face conversation.”
Methoden
Um Gespräche zu strukturieren, Konversationen anzuregen und den Austausch zu fördern sind folgende Methoden hilfreich:
Three-C’s Revisited: Card, Conversation und Confirmation
Story Mapping: Anforderungen in Workflows übersichtlich darstellen
Daily: Tägliches Meeting zur Synchronisation
Face-to-Face-Conversation: Direkte Konversation als effiziente und effektive Methode zum Informationsaustausch
Canvas: Einen visuellen und kompakten Eindruck über Themen erhalten
Customer Collaboration over Contract Negotiation
Sprint Planning: Sprints initiieren und Arbeiten festlegen
Sprint Review: Begutachten der erledigten Arbeiten
Big Room Plannings: Gemeinsam Pläne entwerfen
Participatory Budgeting: Dynamischer und kollaborativer Prozess der Budgetierung
WSJF: Priorisierung nach dem besten wirtschaftlichen Nutzen
Estimation Poker: Spielerische und konsensbasierte Methode zur Schätzung
Diese Grundelemente können helfen:
Tools und Methoden immer mit Konversationen und Diskussionen verbinden
Mut haben, Gespräche zuzulassen und trotz Komplexität zu führen
Sicherstellen, dass nicht der Lauteste oder Höchstbezahlte die Konversation dominiert
Besprochenes so klar wie möglich und so lang wie nötig festhalten
«Make policies explicit» (Kanban-Praxis): Ähnlich wie in einer Checkliste definieren, was getan werden muss, bevor es in die nächste Phase geht
Zugunsten von «Effizienz» nicht auf Konversationen verzichten, das Ergebnis sind schlecht abgestimmte Lösungen ohne Mehrwert
Positive Beispiele
Teams, die in einem regelmässigen und strukturierten Austausch stehen, steigern ihre Leistung erheblich. Missverständnisse werden früh und schnell aus dem Weg geräumt. So kann der Product Owner beispielsweise schnell auf die transparent kommunizierten Probleme reagieren und Lösungen finden. Werden diese gemeinsam im Entwicklungsteam besprochen, steigt die Akzeptanz.
Vorteile
Durch richtige Konversationen lassen sich Teameffekte bilden. Gemeinsam wird mehr erreicht, als jeder Mitarbeiter alleine leisten könnte. Sobald verschiedene Spezialisten mit ihrem Wissen zusammenarbeiten, vergrössert sich der Wert der angestrebten Leistung. Unterschiedliche Perspektiven ergänzen sich und fördern einen ganzheitlichen Blick auf das Problem. Ganz im Sinne von «1+1=3» wird die komplexe Lösungsfindung erleichtert.
Zudem verhindert regelmässiger Austausch das «Silo-Denken». Darunter versteht man eine introvertierte Haltung, die externen Beziehungen zu wenig Beachtung schenkt. Gemäss wertorientierter Unternehmensführung (Value Based Management) sollten Organisationen so aufgebaut werden, dass sie direkte Konversationen fördern.
Gespräche verhelfen zu einer schnelleren Produkteinführungszeit durch eine effizientere Lösungsfindung. Der Teamgedanke wird mehr beachtet, die Motivation steigt und der Zusammenhalt unter den Mitarbeitenden. Ein Fussballteam sendet sich auf dem Platz auch keine E-Mails, sondern ruft einander zu. Genauso sollten Mitarbeitende eines Unternehmens das Potential direkter Kommunikation nicht unterschätzen.
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